Administrasi Pra Pelakanaan Konstruksi

Assalammualaikum Wr.Wb
 

Pada kesempatan kali ini saya akan menulis tugas blog yang ke-5. Saya akan menjelaskan tentang : Struktur organisasi dan job desc pengelolaan proyek konstruksi, Administrasi studi kelayakan proyek, Administrasi perencanaan proyek, Administrasi pengadaan proyek, Kontrak konstruksi, Administrasi kontrak konstruksi. Semoga blog ini dapat membantu 😁. Fakultas Teknik, Universitas Tanjungpura.

ADMINISTRASI PRA PELAKSANAAN KONSTRUKSI

 

STRUKTUR ORGANISASI dan JOB DESC PENGELOLAAN PROYEK KONSTRUKSI

PENGERTIAN ORGANISASI

 Organisasi merupakan sekumpulan orang-orang yang disusun dalam kelompok-kelompok, yang bekerjasama untuk mencapai tujuan bersama, Organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih. Organisasi sebagai sarana dalam pencapaian tujuan mengatur dan mengorganisasi sumber daya, tenaga kerja, material, peralatan, dan modal secara efektif dan efisien dengan menerapkan sistem manajemen sesuai kebutuhan proyek.

ORGANISASI PROYEK

 Organisasi Proyek konstruksi merupakan sarana yang memungkinkan orang bekerja dalam proyek konstruksi secara efektif dan terkoordinir untuk mencapai suatu tujuan yang telah disepakati bersama dengan memanfaatkan sumber daya semaksimal mungkin.

·        Syarat Terbentuknya Organisasi

-         Adanya visi dan misiOrganisasi yang terbentuk harus memiliki visi maupun misi agar pergerakan organisasi dapat terarah dan jelas mau dibawa kemana perkumpulan tersebut.

-         Keselarasan tujuan

Disamping itu keselarasan tujuan pun merupakan faktor terpenting dalam perjalanan sebuah organisasi. Apabila salah satu anggota dari organisasi tidak selaras atau sejalan dengan tujuan organisasi maka kegagalan organisasi akan terjadi.

-         Adanya struktur jabatan

Struktur jabatan atau umumnya dikenal dengan struktur organisasi yakni adanya penerapan posisi atau kedudukan yang jelas dari setiap individu atau anggota yang terkait dalam organisasi.

-         Adanya pembagian kerja

Yakni adanya bidang pekerjaan yang menjadi tanggung jawab bagi setiap anggota kelompok atau individu yang telah ditetapkan peranannya dalam organisasi.

·        Fungsi dari Organisasi RGANISASI PROYEK

-         Sarana (tempat tim bekerja sama).

-         Pusat pengaturan tentang kerja sama dilaksanakan.

-         Pusat prmbagian pekerjaan.

-         Pusat pembagian wewenang dan tanggung jawab.

·        KEGUNAAN STRUKTUR ORGANISASI PROYEK

-         Memberikan gambaran pembagian tugas serta tanggung jawab kepada individu dan bagian.

-         Memberikan gambaran hubungan pelaporan secara resmi dalam tingkatan hierarki.

-         Menetapkan pengelompokkan individu menjadi bagian organisasi dan bagian menjadi organisasi yang utuh.

-         Menetapkan sistem hubungan hingga tercapai komunikasi, koordinasi, dan pengintegrasian segenap kegiatan organisasi. 

PROSES YANG HARUS DILALUI AGAR TERCAPAI TUJUAN ORGANISASI PROYEK :

• ·          Identifikasi dan pembagian kegiatan : untuk menentukan volume pekerjaan, macam
  dan jenis, kebutuhan sumber daya, jadwal pelaksanaan serta anggarannya sehingga dapat dilaksanakan oleh penanggung jawab kegiatan sesuai dengan sasaran dari tujuan proyek.
• ·          Pengelompokkan penanggung jawab kegiatan : agar hasilnya maksimal, pemilihan, penanggung jawab organisasi disesuaikan keterampilan dan kemampuan personal dibidangnya agar tujuan dan sasaran proyek tercapai.
• ·          Penentuan wewenang dan tanggung jawab : setiap personal harus mengetahui wewenang dan tanggung jawab pekerjaannya, dengan membuat penjabaran kerja serta standar prosedur operasional pekerjaan yang dikelolanya.
• ·          Menyusun mekanisme pengendalian : agar tidak terjadi penyimpangan proyek, dengan membuat format yang dapat menggerakkan organisasi dalam mengidentifikasi, menyelesaikan masalah, serta melakukan tinakan koreksi.

FUNGSI KOORDINASI

• ·        Komunikasi yang terbuka, luwes dan terpadu
• ·        Pemahaman mengenai hubungan dan ketergantungan antar sesama.

ORGANIZATIONAL WORKFLOW

     Workflow adalah aliran kerja atau suatu informasi dari proses bisnis, baik secara keseluruhan maupun sebagian dimana dokumen atau informasi tugas tersebut diteruskan dari satu partisipan ke partisipan lain sesuai dengan prosedur atau ketentuan yang berlaku. 

·        ->Authority (wewenang)

  Kekuasaan diberikan kepada seseorang (sesuai dengan kedudukannya) agar dapat               membuat keputusan yang diikuti oleh bawahannya.

·        ->Responsibility (tanggung jawab)
  Kewajiban dari sekarang dalam organisasi agar dapat efektif dalam melaksanakan               tugasnya.

·        ->Accountability (tanggung gugat) = authority + responsibility
  Kesanggupan memberikan pertanggungjawaban untuk tugas yang telah diselesaikan.

DASAR DALAM PENYUSUNAN STRUKTUR ORGANISASI

1.     Berdasar produk. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan jenis produk yang dihasilkan.

2.     Berdasar lokasi. Perusahaan membagi organisasinya berdasarkan wilayah produksi atau wilayah pemasaran

3.     Berdasar proses perusahaan membagi organisasi berdasarkan proses produksi.

4.     Berdasar pelanggan perusahaan membagi organisasi berdasarkan karakteristik pelanggan.

5.     Berdasar fungsi. Perusahaan membagi organisasi berdasarkan fungsi-fungsi yang diperlukan dalam organisasi seperti pemasaran, produksi, keuangan dll.

      STRUKTUR ORGANISASI PROYEK KONSTRUKSI

1.     Pengaturan dan Penyediaan staff

     Bagan ini sangat diperlukan, untuk “siapa” yang mengerjakan “apa”, dan kepada “siapa” orang yang bekerja itu harus mempertanggung jawabkan pekerjaannya (seperti halnya memberikan laporan). Dan bagan ini sebagai sarana penentuan dan pengaturan serta pembagian tugas antara seorang dan kelompok orang.

2.     Pengarahan
Bagan ini mengarahkan proyek yang dikerjakan kepada sasaran yang telah direncanakan. Intisari dari pengarahan terletak kepada kemampuan dari manager proyek untuk memberikan motivasi kepada anak buahnya. Dalam bagan ini faktok kepemimpinan amat menentukan sekali untuk pengembangan sumber daya manusia dan bimbingan kerja.

3.     Pengkoordinasian
Bagan Ini adalah mengatur keselarasan dalam tiap pekerja agar tidak terjadi yang namanya “tumpang tindih, kerja ulang atau kesemrawutan” antar bagian Divisi.

4.     Pengontrolan

     Bagan ini mengontrol pekerjaan yang dilakukan organisasi proyek apakah perkembangan tiap pekerjaan sesuai dengan jalur yang direncanakan ataukah ada penyimpangan. Pengontrolan tidak hanya dari laporan saja, tapi perlu di cek juga di lapangan.

     PEMILIK PROYEK 

·        Pemilik proyek atau owner adalah seseorang atau instansi yang memiliki proyek atau pekerjaan dan memberikannnya kepada pihak lain yang mampu melaksanakannya sesuai dengan perjanjian kontrak kerja.

·        Untuk merealisasikan proyek, pemilik proyek mempunyai kewajiban pokok yaitu menyediakan dana untuk membiayai proyek.

·        Pihak-pihak dari owner yang terlibat dalam proyek adalah sebagai berikut:

-         Pejabat Pembuat Komite (PPK)

-         Bagian Perencanaan

-         Bagian Pengadaan Proyek

-         Bagian Penerimaan Hasil Pekerjaan

-         Tata Usaha

-         Bendaharawan

-         Asisten Teknik

-         Direksi Lapangan

HAK SEBAGAI PEMILIK

-         Menunjuk penyedia jasa (konsultan dan kontraktor)

-         Meminta laporan secara periodik mengenai pelaksanaan pekerjaan yang telah dilakukan oleh penyedia jasa.

-         Ikut mengawasi jalannya pelaksanaan pekerjaan yang direncanakan dengan jalan menempatkan atau menunjuk suatu badan atau orang untuk bertindak atas nama pemilik.

KEWAJIBAN SEBAGAI PEMILIK

1.                 Menyediakan fasilitas baik berupa sarana dan prasarana yang

          dibutuhkan oleh pihak penyedia jasa untuk kelancaran pekerjaaan.

2.                 Menyediakan lahan untuk pelaksanaan pekerjaan.

3.                 Menyediakan dana dan kemudian membayar kepada pihak penyedia jasa                 sejumlah biaya yang diperlukan untuk mewujudkan sebuah bangunan.

4.                 Mengesahkan perubahan dalam pekerjaan (bila terjadi).

5.                 Menerima dan mengesahkan pekerjaan yang telah selesai dilaksanakan oleh             penyedia jasa jika produknya telah sesuai dengan apa yang dikehendaki.

KONSULTAN PERENCANA

Adalah pihak yang ditunjuk oleh pemberi tugas untuk melaksanakan pekerjaan perencanaan, perencana dapat berupa perorangan atau badan usaha baik swasta maupun pemerintah. 

Konsultan perencana bertugas merencanakan struktur, mekanikan elektrikal, arsitektur, lanscape, rencana anggaran biaya (RAB) serta dokumen-dokumen pelengkap lainnya. Konsultan perencana mendapatkan proyek melalui proses lelang yang diadakan panitia tender pekerjaan konstruksi. 

TUGAS KONSULTAN PERENCANA

• Mengadakan penyesuaian keadaan lapangan dengan keinginan pemilik proyek (bisa pihak swasta maupun pemerintah).

•  Membuat gambar kerja pelaksanaan. Membuat Rencana kerja dan syarat – sayarat     pelaksanaan bangunan ( RKS ) sebagai pedoman pelaksanaan.

•  Membuat rencana anggaran biaya (RAB).

•   Memproyeksikan keinginan – keinginan atau ide – ide pemilik proyek ke dalam        desain bangunan. Melakukan perubahan desain bila terjadi penyimpangan                  pelaksanaan pekerjaan dilapangan yang tidak memungkinkan untuk dilaksanakan.

• Mempertanggungvjawabkan desain dan perhitungan struktur jika terjadi kegagalan    konstruksi. kemudian proses pelaksanaanya diserahkan kepada konsultan pengawas. Konsultan pengawas ini sendiri adalah orang/instansi yang menjadi wakil pemilik proyek di lapangan.

WEWENANG KONSULTAN PERENCANA

•  Mempertahankan desain dalam hal adanya pihak – pihak pelaksana bangunan yang   melaksanakan pekerjaan tidak sesuai dengan rencana.

•  Menentukan warna dan jenis material yang akan digunakan dalam pelaksanaan         pekerjaan konstruksi.

KONSULTAN PENGAWAS

Konsultan pengawas adalah pihak yang ditunjuk oleh pemilik proyek ( owner ) untuk melaksanakan pekerjaan pengawasan. Konsultan pengawas dapat berupa badan usaha atau perorangan. perlu sumber daya manusia yang ahli dibidangnya masing-masing seperti teknik sipil, arsitektur, mekanikal elektrikal, listrik dan lain-lain sehingga sebuah bangunan dapat dibangun dengan baik dalam waktu cepat dan efisien.

HAK DAN KEWAJIBAN KONSULTAN PENGAWAS

-         Menyelesaikan pelaksanaan pekerjaan dalam waktu yang telah ditentukan.

-         Membimbing dan mengadakan pengawasan secara periodik dalam pelaksanaan pekerjaan.

-         Melakukan perhitungan prestasi kerja.

-         Mengkoordinasi dan mengendalikan kegiatan kontruksi serta aliran informasi antara berbagai bidang agar pelaksanaan pekerjaan berjalan lancar.

-         Menghindari kesalahan yang mungkin terjadi sedini mungkin serta menghindari pembengkakan biaya.

-         Mengatasi dan memecahkan persoalan yang timbul dilapangan agar tercapai hasil akhir yang sesuai kualitas,kuantitas serta waktu pelaksanaan yang telah ditetapkan.

-         Menerima atau menolak meterial/peralatan yang didatangkan kontraktor.

-         Menghentikan sementara jika terjadi penyimpangan dari peraturan yang berlaku.

-         Menyusun laporann kemajuan pekerjaan (harian,mingguan,bulanan)

-         Menyiapkan dan menghitung adanya kemungkinan pekerjaan

tambah/kurang.

HAK SEBAGAI PELAKSANA KERJA

-         Mendapat kepastian pekerjaan dalam artian tidak ada pembatalan kontrak secara sepihak.

-         Mendapat kepastian pembayaran setelah pelaksanaan pekerjaan proyek selesai tepat waktunya.

-         Mendapat jaminan asuransi kepada tenaga kerja yang akan melaksanakan pekerjaan proyek. (Hak dan kewajiban ini harus tetuang dalam kontrak pelaksanaan proyek agar tidak ada pihak yang dirugikan).

-         Melaksanakan pekerjaan konstruksi sesuai dengan peraturan dan spesifikasi yang telah direncanakan dan ditetapkan didalam kontrak perjanjian pemborongan

KEWAJIBAN SEBAGAI PELAKSANA KERJA

-         Melaksanakan pekerjaan sesuai dengan gambar rencana dan peraturan dan syarat-syarat

-         Membuat gambar pelaksanaan yang disahkan oleh konsultan pengawas sebagai wakil dari pengguna jasa.

-         Menyediakan alat keselamatan pekerjaan.

-         Menyerahkan seluruh/sebagian pekerjaan yang telah diselesaikan sesuai dengan ketetapan yang berlaku.

-         Memberikan laporan kemajuan proyek (progress) yang telah meliputi laporan harian, mingguan, serta bulanan kepada pemilik proyek yang memuat antara lain :
Pelaksanaan proyek, prestasi kerja yang dicapai, jumlah tenaga kerja yang digunakan, jumlah bahan yang masuk, keadaan cuaca dan sikon di lokasi proyek.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN PELIMPAH WEWENANG

    1.      Struktur Organisasi Garis/ Lini adalah suatu bentuk organisasi dimana pelimpahan wewenang langsung secara vertical dan sepenuhnya dari kepemimpinan terhadap bawahannya

Bentuk lini juga disebut bentuk lurus atau bentuk jalur. Bentuk ini merupakan bentuk yang dianggap paling tua dan digunakan secara luas pada masa perkembangan industri pertama. Organisasi Lini ini diciptakan oleh Henry Fayol

Ciri :

1.      Hubungan antara pimpinan & bawahan masih bersifat langsung melalui satu garis              wewenang

2.      Selain top manajer , manajer dibawahnya hanya sebagai pelaksana

3.      Jumlah karyawan sedikit

4.      Sarana dan alatnya terbatas

5.      Bentuk lini pada perusahaan perseorangan, pemilik perusahaan adalah sebagai top              manajer

6.      Organisasi kecil

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1.      Atasan dan bawahan dihubungkan dengan satu garis komando

2.      Rasa solidaritas dan spontanitas seluruh anggota organisasi besar

3.      Proses decesion making berjalan cepat

4.      Disiplin dan loyalitas tinggi

5.      Rasa saling pengertian antar anggota tinggi

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada tendensi gaya kepernimpinan otokratis

2)      Pengembangan kreatifitas karyawan terhambat

3)      Tujuan top manajer sering tidak bisa dibedakan dengan tujuan organisasi

4)      Karyawan tergantung pada satu orang dalam organisasi

Gambar struktur organisasi Lini/ Garis :

    2.    Struktur Organisasi Lini / Garis dan Staf

Organisasi Lini / Garis dan Staf adalah kombinasi dari organisasi lini dan organisasi fungsional. Pelimpahan wewenang dalam organisasi ini berlangsung secara vertikal dari seorang atasan pimpinan hingga pimpinan dibawahnya. Untuk membantu kelancaran dalam mengelola organisasi tersebut seorang pimpinan mendapat bantuan dari para staf dibawahnya. Tugas para staf disini adalah untuk membantu memberikan pemikiran nasehat atau saran-saran, data, informasi dan pelayanan kepada pimpinan sebagai bahan pertimbangan untuk menetapkan suatu keputusan atau kebijaksanaan. Pada struktur organisasi ini Hubungan antara atasan dengan bawahan tidak secara langsung

Ciri :

1.      Hubungan atasan dan bawahan tidak seluruhnya secara langsung

2.      Karyawan banyak

3.      Organisasi besar

4.      Ada dua kelompok kerja dalam organisasi sehingga ditekankan adanya spesialisasi:

a.       Personel lini

b.      Personel staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Ada pembagian tugas yang jelas

2)      Kerjasama dan koordinasi dapat dilaksanakan dengan jelas

3)      Pengembangan bakat segenap anggota organisasi terjamin

4)      Staffing dilaksanakan sesuai prinsip the right man on the right place

5)      Bentuk organisasi ini fleksibel untuk diterapkan

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Tugas pokok orang-orang sering dinomorduakan

2)      Proses decesion makin berliku-liku

3)      Jika pertimbangan tidak terkontrol maka sering menimbulkan nepotism spoilsystem patronage

4)      Persaingan tidak sehat antara pejabat yang satu dengan pejabat lainnya

Gambar struktur organisasi Lini dan Staf

    3.    Struktur Organisasi Matrik

Organisasi matrik disebut juga sebagai organisasi manajemen proyek yaitu or­ganisasi di mana penggunaan struktur organisasi menunjukkan di mana para spesialis yang mempunyai ketrampilan di masing-masing bagian dari kegiatan perusahaan dikum­pulkan lagi menjadi satu untuk mengerjakan suatu proyek yang harus diselesaikan.

Organisasi matrik digunakan berdasarkan struktur organisasi staf dan lini khususnya di bidang penelitian dan pengembangan.

Organisasi matrik akan menghasilkan wewenang ganda di mana wewenang horison­tal diterima manajer proyek sedangkan wewenang fungsionalnya yaitu sesuai dcngan keahliannya dan tetap akan melekat sampai proyek selesai, karena memang terlihat dalam struktur formalnya. Sebagai akibat anggota organisasi matrik mempunyai dua wewenang, hal ini berarti bahwa dalam melaksanakan kegiatannya para anggotanya juga harus melaporkan kepada dua atasan.

Untuk mengatasi masalah yang mungkin timbul, biasanya manajer proyck diberi jaminan untuk melaksanakan wewenangnya dalam memberikan perintah di mana manajer proyek tersebut akan langsung lapor kepada manajer puncak

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

Pada fleksibelitas dan kemampuannya dalam memperhatikan masalah-masalah yang khusus maupun persoalan teknis yang unik serta pelaksanaan kegiatan organisasi matrik tidak mengganggu struktur organisasi yang ada

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

Manajer proyek tak bisa mengkoor­dinir berbagai bagian yang berbeda hingga menghadapi kesulitan dalam mengembangkan team yang terpadu dikarenakan penyimpangan pclaksanaan perintah untuk masing-masing individu. Untuk mengatasi kesulitan yang mungkin timbul, maka manajer proyek biasanya diberi wewenang khusus yang penting, misalnya: dalam menentukan gaji, mempromosikan atau melakukan perlakuan personalia

Gambar struktur organisasi Matrix

    4.    Struktur Organisasi Komite

Organisasi komite adalah bentuk organisasi di mana tugas kepemimpinan dan tugas tertentu dilaksanakan secara kolektif oleh sekelompok pejabat, yang berupa komite atau dewan atau board dengan pluralistic manajemen

Organisasi komite terdiri dari :

1.      Executive Committe (Pimpinan komite)

 yaitu para anggotanya mempunayi wewenang lini

2.      Staff Committee

Yaitu orang-orang yang hanya mempunyai wewenang staf

Keuntungan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Pelaksanaan decision making berlangsung baik karena terjadi musyawarah

dengan pemegang saham maupun dewan

2)      Kepemimpinan yang bersifat otokratis sangat kecil

3)      Dengan adanya tour of duty maka pengembangan karier terjamin

Keburukan dari struktur organisasi ini adalah :

1)      Proses decesion making sangat lamban

2)      Biaya operasional rutin sangat tinggi

3)      Kalau ada masalah sering kali terjadi penghindaran siapa yang bertanggung jawab.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN PELIMPAH WEWENANG
1. Proyek sebagai Bagian dari Organisasi Fungsional

 Proyek dipimpin oleh project expeditor (OPF)

Proyek dipimpin oleh project coordinator (OPK)

Berikut plus minus bila organisasi proyek sebagai bagian dari organisasi fungsional:

Plus	Minus
1)     Fleksibilitas tinggi dalam staffing 2)     Satu orang dengan keahlian tertentu dapat ditugaskan pada beberapa proyek yang berbeda 3)     Orang dengan keahlian berbeda dapat dikelompokkan dalam satu group 4)     Divisi fungsional yang bersangkutan dapat dijadikan basis bagi kelangsungan teknologi 5)     Divisi fungsional memiliki jalur-jalur karir dengan keahlian tertentu	1)     Klien tidak menjadi perhatian utama 2)     Divisi fungsional cenderung berorientasi pada aktivitas yang sesuai dengan fungsinya 3)     Kadang-kadang terjadi tidak adanya penanggungjawab khusus terhadap proyek 4)     Motivasi orang yang ditugaskan dalam proyek cenderung lemah 5)     Tidak memberikan pendekatan yang holistik terhadap proyek

2. Organisasi Proyek Murni (OPMi)
        Dalam hal ini proyek sebagai organisasi yang terpisah dari organisasi induk. Ia menjadi organisasi tersendiri dalam staf teknis tersendiri., adminsitrasi tersendiri dan ikatan dengan organisasi berupa laporan kemajuan atau kegagalan yang dilakukan secara periodik. Pimpinan proyek dapat melakukan pengadaan sumber daya dari luar seperti subkontraktor atau supplier selama sumber daya tersebut tidak tersedia atau tidak efektif dan efisien bila diselenggarakan secara internal.

Plus minus organisasi proyek antara lain:

Plus

Minus

1.      Manajer proyek memiliki wewenang penuh 2.      Semua anggota tim secara langsung bertanggungjawab terhadap manajer proyek 3.      Rantai komunikasi menjadi pendek 4.      Terjadi pemanfaatan tenaga ahli dan proses kaderisasi bila ada proyek yang sejenis secara terus menerus 5.      Kewenangan yang terpusat maka pengambilan keputusan dapat dilakukan dengan cepat 6.      Adanya kesatuan komando 7.      Simpel dan mudah dilaksanakan 8.      Adanya dukungan menyeluruh terhadap proyek

1.      Memungkinkan terjadinya duplikasi sumberdaya 2.      Karena sifatnya yang berdiri sendiri maka menimbulkan biaya yang tinggi 3.      Adanya kemunginan terjadi penumpukan sumberdaya yang berlebihan 4.      Adanya masalah keberlangsungan sumberdaya manusia yang bekerja di proyek bila proyek telah selesai 5.      Ketidakkonsistenan prosedur dengan alasan memenuhi permintaan klien

3. Organisasi Proyek Matriks (OPM)
        Dengan maksud meminimisasi kelemahan dan menggabungkan kelebihan dari organisasi fungsional dan organisasi murni, maka dikembangkan organisasi matrik. Organisasi matrik adalah organisasi proyek murni yang melekat pada divisi fungsional dalam organisasi induk.

 Plus minus dari organisasi matrik antara lain:

Plus

Minus

1.      Proyek mendapat perhatian secukupnya 2.      Mudah mendapatkan orang yng professional karena organisasi matrik melekat pada unit fungsional organisasi induk 3.      Tidak terjadi duplikasi sumberdaya 4.      Tidak timbul masalah terkait keberlangsungan penggunaan sumbedaya bila proyek sudah selesai 5.      Dapat memberikan respon yang cept terhadap keinginan klienkonsistensi kebijakan dan prosedur terjaga karena mempunya akses perwakilan ke organisasi induk 6.      Memungkinkan adanya distribusi sumberdaya yang seimbang bila ada proyek yang bersamaan. 7.      Adanya pendekatan holistic terhadap pengejaan proyek sehingga dapat mengoptimalkan performan organisasi secara keseluruhan.

1.      Proyek yang dikelola oleh satu unit fungsional cenderung akan memposisikan divisi yang bersangkutan yang memegang pengamblan keputusan. 2.      Ada kemungkinan proyek terbengkalai karena adanya dua perintah dari dua manajer yakni manajer fungsional dan manajer proyek 3.      Adanya penggunaan sumberdaya yang sama untuk berbagai macam proyek dapat menimbulkan persaingan antar manajer proyek karena masing-masing ingin proyeknys sukses. 4.      Manajemen matrik melanggar prinsip utama dari manajemen lyakni kesatuan komando.

MEMILIH BENTUK ORGANISASI PROYEK
Kriteria-kriteria pemilihan :

1.    Frekuensi adanya proyek baru
2.    Lama waktu keberlangsungan suatu proyek
3.    Ukuran proyek
4.    Kompleksitas hubungan
5.    Ketidakpastian
6.    Keunikan
7.    Pentingnya faktor biaya

BERIKUT DIBERIKAN RESUME PILIHAN ORGANISASI DAN KONDISI DAN MENSYARATKAN PILIHAN TERSEBUT:

No	Bentuk organisasi	Kondisi
1	Organisasi proyek murni	Proyek-proyek berskala menengah dan besar dan memiliki kompleksitas tinggi. Hanya ada sedikit proyek dan diperlukan tenaga ahli dengan keterampilan khusus untuk memberikan perhatian penuh, Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
2	Organisasi matriks	Ada sejumlah proyek yang dilakukan secara bersamaan dan sumberdaya fungsional digunakan secara part-time. Berisiko tinggi, penuh ketidakpastian, biaya dan waktu merupkn hal kritis
3	Bagian organisasi fungsional	Proyek berskala kecil, melibatkan beberapa bidang fungsional, sedikit risiko, kepastian tinggi, factor biya dan waktu bukan hal kritis.

ORGANISASI PROYEK

Organisasi proyek bertujuan untuk membentuk hubungan atau ikatan berbagai pihak yang terlibat dalam proyek untuk mencapai tujuan yang sama (berkaitan dengan biaya yang tersedia, mutu yang harus dicapai, waktu yang telah ditetapkan.

Dua jenis hubungan/ikatan dalam organisasi proyek konstruksi, yaitu :

-         Hubungan fungsional, yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk atas dasar keterkaitan pekerjaan, baik berdasarkan kontrak maupun tidak.

Contoh : hubungan antara konsultan perencana dengan kontraktor, kontraktor dengan konsultan pengawas.

-         Hubungan kontraktual, yaitu hubungan/ikatan yang terbentuk melalui mekanisme kontrak sehingga memiliki kekuatan hukum.

Contoh : Hubungan antara pemilik proyek dengan kontraktor, kontraktor dengan sub-kontraktor

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN HUBUNGAN KONTRAK

-         Tradisional

-         Swakelola

-         Proyek putar kunci

-         Proyek yang memisahkan kegiatan perencanaan dengan kegiatan pengawasan pelaksanaan proyek.

-         Proyek yang menggunakan konsultan manajemen sebagai manajemen konstruksi.

BENTUK STRUKTUR ORGANISASI BERDASARKAN HUBUNGAN KONTRAK

1. Organisasi Tradisional.

Organisasi tradisional biasa digunakan pada proyek konstruksi dengan kondisi biasa / umum. Bentuk organisasi ini terdiri dari 3 pihak, yaitu :

-         Pemilik Proyek yang bertindak sebagai owner sekaligus sebagai Manajemen Proyek Konstruksi.

-         Konsultan Perencana yang bertindak sebagai perancang konstruksi.

-         Kontraktor yang bertindak ssebagai pelaksana konstruksi.

Skema hubungan ketiga pihak tersebut adalah sebagai berikut :

2. Organisasi Swakelola (Owner - Builder)

Bentuk organisasi swakelola hampir sama dengan organisasi tradisional, hanya saja unit organisasi Pemberi Tugas (Pemilik Proyek), Konsultan dan Kontraktor merupakan bagian yang tidak dapat dipisahkan dengan organisasi Pemilik Proyek meskipun proyek telah selesai. Hal tersebut sekaligus menjelaskan bahwa ide pembentukan organisasi semacam ini didasarkan pada organisasi terpadu (integration of organization).

Tidak seperti organisasi tradisional, pelaksanaan tahapan kegiaatan proyek pada organisasi semacam ini bisa dilakukan overlapping sebab pemilik proyek berfungsi sekaligus sebagai konsultan dan kontraktor.

3. Organisasi Manajemen Konstruksi (Profesional Construction Management)

Organisasi Manajemen Konstruksi berkaitan dengan manajemen proyek yang terdiri dari manajemen konstruksi dan pihak - pihak lainnya seperti Kontraktor, Konsultan Perencana dan lain - lainnya, yang mempunyai tugas mengelola proyek secara terpadu dari perencanaan proyek, desain dan pelaksanaan konstruksi. Hubungan kontrak antara pihak yang terlibat dalam tim manajemen proyek bertujuan meminimalkan hubungan timbal balik di dalam tim manajemen proyek.

Pelakasanaan tahapan dalam organisasi semacam ini memungkinkan adanya overlapping karena pelaksanaan proyek seperti desain dan pelaksanaan konstruksinya sudah terpadu di bawah koordinasi manajemen konstruksi. Dalam organisasi jenis ini biasanya manajemen konstruksi bertindak sebagai wakil owner / pemilik proyek di lapangan.

Skema hubungan organisasi ini adalah sebagai berikut :

4. Organisasi Turnkey

Pada proyek - proyek tertentu, pemilik proyek memiliki keterbatasan kemampuan teknis dan biaya untuk merealisasikan suatu proyek. Untuk mengatasi masalah tersebut pemilik proyek menyerahkaan tanggungjawab desain dan pelaksanaan konstruksi (termasuk pembiayaan) pada suatu organisasi (investor / kontraktor), pengaturan seperti hal tersbut dinamakan organisasi proyek turnkey. Ide dasar pembentukan organisasi turnkey didasarkan pada organisasi terpadu (integration of organization) yang menyerahkan semua kegiatan (desain maupun pelaksanaan konstruksi) pada satu pihak.

Pada model organisasi ini kontraktor sekaligus sebagai konsultan perencana sesuai dengan kontrak antara kontraktor dengan pemilik proyek.

Tidak seperti organisasi tradisional, pelaksanaan tahapan kegiaatan proyek pada organisasi semacam ini bisa dilakukan overlapping sebab tanggungjawab desain dan pelaksanaan konstruksi berada pada satu pihak saja.

Skema hubungan organisasi ini adalah sebagai berikut :

ADMINISTRASI STUDI KELAYAKAN PROYEK

 

STUDI KELAYAKAN

Merupakan suatu penelitian ilmiah yang dikembangkan dengan prinsip manajemen untuk menilai kelayakan suatu proyek yang direncanakan apakah dapat dilaksanakan dengan berhasil dan menguntungkan atau tidak.

Tujuan dari Tahap ini :

Adalah meyakinkan pemilik proyek bahwa proyek konstruksi yang diusulkannya layak untuk dibangun, baik dari aspek perencanaan dan perancangan, aspek ekonomi (biaya dan sumber pendanaan), maupun aspek lainnya.

 

Kegiatan yang dilaksanakan pada Tahap ini :

- Menyusun rancangan proyek secara kasar.

- Mengestimasi biaya yang diperlukan untuk Pelaksanaan.- Meramalkan manfaat yang akan diperoleh jika proyek tersebut dilaksanakan manfaat  - langsung (ekonomis) maupun tidak langsung (fungsi sosial).
- Menganalisis dampak lingkungan yang mungkin terjadi jika proyek tersebut dilaksanakan.

Sebagai prasyarat sebelum membuat studi kelayakan, pemilik proyek harus memperoleh gambaran tentang kemungkinan-kemungkinan apa yang akan terjadi, antara lain :

- Apakah ditinjau dari berbagai segi bermanfaat atau tidak untuk diteruskan dengan studi kelayakan.

- Apakah gagasan proyek tersebut hanya merupakan angan-angan kosong belaka.

- Apakah gagasan yang direncanakan itu ditinjau dari berbagai macam segi sudah dapat diputuskan secara kasar untuk dapat dilaksanakan tanpa penelitian lanjut.

Jenis data yang diperlukan dalam studi kelayakan diklasifikasi menjadi 2 golongan yakni data kuantitatif dan data kualitatif.

Cara Memperoleh Data :
• Observasi (pengamatan langsung) 
• Tanya jawab
• Kuisioner
• Dokumentasi












Fungsi Kegiatan Studi Kelayakan
• Untuk menilai tingkat kelayakan suatu proyek pada koridor yang terpilih
pada pra studi kelayakan
• Untuk menajamkan analisis kelayakan bagi beberapa alternatif solusi yang
unggul. 
• Apabila tahapan pra studi kelayakan belum dilaksanakan,maka fungsi
kegiatan untuk mengidentifikasi alternative solusi dengan menilai tingkat
kelayakandan membandingkan kinerja ekonomis suatu alternatif terhadap
alternatif yang lain tetap dilakukan.
Kriteria Kebutuhan pada saat Studi Kelayakan
• Menggunakan dana publik yang cukup besar atau proyek yang
penting dan strategis berdasarkan kebijakan publik
• Mempunyai sifat ketidakpastian dan resiko cukup tinggi
• Merinci proyek-proyek yang dihasilkan dalam pra-studi kelayakan
yang mempunyai indikasi kelayakan yang tinggi
• Proyek memerlukan penajaman dalam rencana, melalui
pembandingan dua atau lebih alternatif solusi yang unggul
• Proyek memerlukan indikator kelayakan yang lebih teliti
berdasarkan keinginan pemberi kerja dan lain-lain.

Lingkup Studi Kelayakan
• Formulasi kebijakan perencanaan yang meliputi kajian terhadap kebijakan
dan sasaran perencanaan, lingkupan dan penataan ruang, serta
pengadaan tanah
• Kajian terhadap kondisi eksiting pada wilayah studi
• Pengambilan data fisik, ekonomi dan lingkungan
• Prediksi hasil analisis kuantitatif untuk setiap alternatif solusi
• Kajian penggunaan alternatif teknologi dan standar yang berkaitan dengan
kebutuhan proyek
• Studi komparasi alternatif solusi pada koridor yang terpilih dalam pra studi
kelayakan.


Aspek-Aspek dalam Kegiatan Studi Kelayakan

• Aspek Hukum
• Aspek Sosial 
• Aspek Ekonomi 
• Aspek Teknis 
• Aspek Teknologi 
• Aspek Manajemen 
• Aspek Lingkungan
• Aspek Keuangan
  

 Laporan Studi Kelayakan Proyek

Setiap laporan studi kelayakan mencakup keseluruhan aspek dari suatu proyek, disertai dengan lampiran-lampiran yang berupa keterangan tambahan yang memperjelas dan ringkasan dari keseluruhan isi laporan. 
1. Ringkasan dan Kesimpulan (Ikhtisar)
2. Latar Belakang Proyek dan Pemrakarsa
3. Aspek Pasar 
• Pasar Potensial 
• Pertumbuhan Permintaan dan Proyeksi 
• Persaingan
• Market Share
• Kebijaksanaan Pemasaran, Khususnya Kebijaksanaan Saluran Distribusi. 
4. Aspek Teknik
• Lokasi dan Lahan Pabrik
• Luas Produksi 
• Lay Out 
• Teknologi, Mesin, dan Equipment
5. Aspek Manajemen: 
• Kebutuhan Tenaga Kerja
• Sumber Tenaga Kerja
• Balas Jasa Tenaga Kerja
6. Aspek Finansial:
• Biaya Investasi (Aktiva Tetap dan Modal Kerja)
• Struktur Finansial
• Estimasi Penjualan
• Estimasi Biaya Produksi
• Cash Flow
• Proyeksi Neraca dan Laporan Rugi/Laba
• Kriteria Investasi, termasuk Analisa Break Event Point
• Debt Service Coverage

7. Aspek Ekonomi:
• National Income Benefit
• Penyerapan Tenaga Kerja
• Penambahan Devisa
• Keuntungan Transfer Pengetahuan/Teknologi
8. Kesimpulan dan Saran
• Kesimpulan (Pemrakarsa dan Aspek Proyek)
• Saran (Feasible, Tidak Feasible, Feasible dengan Catatan)
9. Lampiran.

ADMINISTRASI PERENCANAAN PROYEK

Perencanaan
• Perencanaan adalah tulang punggung keseluruhan proyek dan harus
didasarkan atas sasaran yg jelas.
• Dengan perencanaan yang tepat, sumberdaya yang memadai dapat
disediakan pada saat yang tepat, waktu yang cukup dialokasikan untuk
setiap kegiatan proyek dan berbagai komponen kegiatan dimulai pada saat
yang tepat.
• Perencanaan mencakup :
a). Perkiraan kebutuhan sumberdaya manusia, material, peralatan konstruksi, analisa penggunaan yang paling efisien
b). Perkiraan keputusan dana
c).Penentuan standar untuk mengukur kemajuan proyek.
• Output dari tahap ini diantaranya struktur dan tim proyek, gambar detail disain, skop pekerjaan, data teknis, jadwal proyek, jadwal pekerja, jadwal material/pembelanjaan, prosedur-prosedur, dan hal-hal detail lainnya.
• Tahap perencanaan ini merupakan kunci keberhasilan tahap proyek
selanjutnya.
• Tahap perencanaan suatu konstruksi merupakan tahap yang sangat penting karena menyangkut dengan penyususnan rencana teknis (desain) bangunan sampai dengan penyiapan dokumen-dokumen
lelang.
• Di dalam penyusunan rencana teknis bangunan tersebut menggunakan penyedia jasa perencana konstruksi atau disebut konsultan perencana. Bisa yang berbadan hukum atau perorangan yang ahli atau berkompeten dalam jasa konsultan tersebut.
• Pada proses penyusunan rencana teknis tersebut disusun berdasarkan Kerangka Acuan Kerja (KAK), disesuaikan dengan pedoman dan ketentuan standar teknis yang berlaku.

Untuk perencanaan dan perancangan proyek konstruksi bangunan suatu konsultan perencana mempunyai tugas sebagai berikut :
1. Mempersiapkan pelelangan (menyusun dokumen pelelangan, menyusun program pelelangan).
2. Membantu panitia pelelangan (memberikan penjelasan pekerjaan, membuat berita acara penjelasan pekerjaan membantu evaluasi penawaran).
3. Melaksanakan pengawasan berkala (proses konstruksi, penyesuaian gambar dan teknik pelaksanaan konstruksi rekomendasi penggunaan material bahan bangunannya).

Dokumen Rencana Teknis

• Gambar rencana teknis bangunan meliputi rencana arsitektur, rencana struktur dan rencana utilitas bangunan.
• Rencana kerja dan syarat-syarat (RKS), yaitu persyaratan umum, administrasi dan persyaratan teknis bangunan yang direncanakan.
• Rencana Anggaran Biaya (RAB) pembangunan.
• Laporan akhir perencanaan, yaitu laporan arsitektur, laporan perhitungan struktur, dan laporan perhitungan utilitas.
• Dokumen pelelangan yang merupakan bentuk akhir dari tahap perencanaan seperti Gambar Rencana Teknis, Rencana Kerja dan Syarat- syarat (RKS), Rencana Anggaran Biaya (Engineering Astimate), Daftar Volume (Bill of Quantity).
• Penyusunan Kontrak Kerja Perencanaan Konstruksi.
• Berita Acara Kemajuan Pekerjaan/Serah Terima Pekerjaan Perencanaan disusun dengan mengikuti ketentuan yang tercantum dalam Keppres (Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara dan Pedoman atau Petunjuk Teknis Pelaksanaannya).

Tahapan pada proses perencanaan dan perancangan

1. Tahap persiapan, tahap ini meliputi pengumpulan data serta informasi dilapangan, membuat penafsiran dan rencana pembangunan proyek tersebut serta proses perijinannya.
2. Tahap perancangan awal yang memuat gambar ide dari bangunan yang akan dibuat oleh perancangnya.
3. Tahap perancangan awal yang lebih matang, lebih jelas serta dengan gambaran-gambaran bangunannya, tetapi belum secara detail.
4. Tahap pengembangan rancangan awal secara detail, dan sudah memperhatikan standar penggambaran untuk di komunikasikan kepada owner, untuk supaya lebih menyakinkan dalam rancangan bangunan tersebut.
5. Tahap pembuatan gambar kerja yaitu gambar akhir dengan hasil rancangan secara detail untuk diserahkan serta ditindaklanjuti pada proses tender nantinya.
6. Tahap penyusunan rancangan secara detail (gambar kerja detail, RKS, rincian volume pekerjaan, RAB dan dokumen pekerjaan).

Dokumen pada Tahap Perencanaan

Definisi proyek merupakan gambaran umum tentang proyek yang akan dilelangkan. Definisi Proyek izin Mendirikan Bangunan
• IMB adalah perizinan yang diberikan oleh Kepala Daerah kepada pemilik bangunan untuk membangun baru, mengubah, memperluas, mengurangi, dan/atau merawat bangunan sesuai dengan persyaratan administratif dan persyaratan teknis yang berlaku.
• IMB merupakan salah satu produk hukum untuk mewujudkan tatanan tertentu sehingga tercipta ketertiban, keamanan, keselamatan, kenyamanan, sekaligus kepastian hukum. Kewajiban setiap orang atau badan yang akan mendirikan bangunan untuk memiliki Izin Mendirikan Bangunan diatur pada Pasal 5 ayat 1 Perda 7 Tahun 2009.[1]
• IMB akan melegalkan suatu bangunan yang direncanakan sesuai dengan Tata Ruang yang telah ditentukan. Selain itu, adanya IMB menunjukkan bahwa rencana kostruksi bangunan tersebut juga dapat dipertanggungjawabkan dengan maksud untuk kepentingan bersama.

BoQ adalah daftar item pekerjaan dan volume pada proyek tersebut dari awal sampai akhir.
• BoQ ini hampir sama seperti RAB namun untuk kolom harga dikosongkan.
• Tujuan dari BOQ ini hanya untuk memberikan item pekerjaan dan perkiraan volume

RKS adalah buku atau pedoman yang disusun oleh konsultan perencana yang berisi syarat-syarat pelaksanaan pekerjaan baik dari mutu maupun rencana kerja.

ADMINISTRASI PENGADAAN PROYEK

Proses Tender

• Proses tender diawali dengan undangan untuk melakukan tender,yang biasanya melalui media massa. 

• Undangan tsb harus memiliki informasi yang memadai supaya penyedia jasa konstruksi dapat mempertimbangkan kemampuan mereka untuk mengikuti tender atau tidak. 

• Minimal informasi yang harus ada dalam undangan tender adalah :

  a).Nama proyek

  b). Pemilik proyek

  c). Tanggal dokumen tender tersedia dan dapat diambil

  d). Tanggal pemasukan penawaran

  e). Tanggal peumuman pemenang

  f). Tanggal dimulainya pekerjaan

  g). Waktu penyelesaian pekerjaan

  h). Tipe kontrak

  i). Penjelasan singkat mengenai proyek tersebut.

Pertimbangan si Pemenang
• Kestabilan finansial perusahaan kontraktor
• Rekam jejak bisnis yang baik
• Kesesuaian dengan tipe proyek yang akan dilaksanakan (pengalaman sejenis, ukuran, metode, kompleksitas, program kerja, dll)
• Organisasi yang efisien
• Memiliki reputasi kinerja dan hasil pekerjaan yang baik
• Kemampuan untuk memulai pekerjaan dengan waktu yang ditentukan
• Memiliki sumberdaya perusahaan yang mumpuni.

DOKUMEN-DOKUMEN

•  Dokumen Desain : Adalah hasil sebuah perencanaan yang telah diselesaikan oleh Konsultan Perencana secara lengkap yang akan berfungsi sebagai Dokumen Lelang. Isi Dokumen Desain : Gambar Rencana, Anggaran Biaya, Spesifikasi, Bill Of Quantity (BOQ) dan Persyaratan pelelangan

•  Dokumen Lelang (Penawaran) : Adalah dokumen yang digunakan oleh calon peserta lelang sebagai dasar perhitungan untuk mengajukan harga penawaran. Dokumen ini diberikan kepada calon peserta lelang setelah melakukan pendaftaran pada panitia lelang. Isi Dokumen Lelang (Penawaran) : Gambar Rencana, Spesifikasi dan BOQ
• Dokumen Kontrak (Pelaksanaan) : Adalah dokumen wajib yang menjadi pegangan yang sah dari Penyedia Jasa dalam melaksanakan kegiatan pembangunan proyek konstruksi yang mempunyai ikatan dasar hukum yang kuat melalui kontrak antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa. Isi Dokumen Kontrak (Pelaksanaan) : Gambar kontrak (contract drawing), Spesifikasi (specification), yarat-syarat umum kontrak (general condition of contract), Risalah penjelasan pekerjaan (letter of explanation), Penawaran (bidding proposal) dan Perjanjian pemborongan (formal agreement).

Isi Dokumen Kontrak

• Gambar Kontrak
  Adalah gambar rencana dari pekerjaan yang akan dilaksanakan secara lengkap yang memberikan informasi sedetail mungkin sehingga tidak terjadi keragu-raguan dalam melaksanakannya. Gambar rencana ini terdiri dari : gambar situasi (lay out), gambar denah, gambar tampak, gambar potongan melintang-memanjang, gambar detail, gambar konstruksi dilengkapi hitungan konstruksi, gambar tambahan dan gambar perubahan (as built drawing)
• Spesifikasi/Rincian Teknis
  Adalah uraian terperinci dari suatu pekerjaan yang memuat secara jelas keinginan dari Pengguna Jasa terhadap bangunan yang akan dilaksanakan. Spesifikasi ini memuat : uraian bagian pekerjaan, peralataan, tenaga ahli, material dan persyaratan mutu material yang akan digunakan, ukuran detail dari suatu bangunan, metoda pelaksanaan, cara pengujian, peraturan normalisasi yang digunakan. 
• Syarat-Syarat Umum
  Syarat-syarat umum kontrak memuat antara lain hubungan kerja antara pihak-pihak yang terlibat dalam proyek tentang hak, rincian tugas, tanggung jawab, wewenang, kewajiban
• Risalah Penjelasan Pekerjaan
  Sering disebut Berita Acara Penjelasan Pekerjaan (BAPP) adalah notulen dari Rapat penjelasan pekerjaan dengan tujuan menjelaskan hal-hal yang kurang jelas menurut Kontraktor atau
  menyamakan interpretasi dari gambar rencana dan spesifikasi. BAPP berisi catatan lengkap dan rinci tentang keputusan yang dihasilkan dari rapat dan ditandatangani oleh wakil dari panitya lelang dan peserta lelang.
• Penawaran
  Penawaran memuat harga pekerjaan yang diajukan oleh Kontraktor kepada Pengguna Jasaa dan bersifat mengikat atas dasar dokumen kontrak. Surat penawaran dilengkapi dengan daftar harga satuan bahan dan upah, daftar analisa harga satuan pekerjaan, daftar rincian anggaran biaya dan daftar rekapitulasi.
• Perjanjian Pemborongan/Kontrak
  Perjanjian Pemborongan adalah persetujuan antara pihak Kontraktor mengikatkan diri untuk menyelenggarakan suatu pekerjaan dengan pihak lain yaitu Pengguna Jasa mengikatkan diri untuk membayar suatu harga yang telah ditentukan.

Jaminan dalam Proyek Konstruksi

• Jaminan Penawaran (Bid Bond)
  Adalah suatu perjanjian penanggungan yang dikeluarkan oleh pihak penanggung yang bertujuan melindungi Penguna Jasa pada saat pelelangan dilaksanakan, dengan tujuan agar Penyedia Jasa yang mengikuti lelang terikat pada penawarannya. Jaminan Penawaran diperoleh dari Bank Pemerintah atau Bank yang ditetapkan Menteri Keuangan, besarnya 1 % s/d 3 % (Keppres No.18 tahun 2000) dari Harga Perkiraan Sendiri (HPS).
• Jaminan Uang Muka (Advance Payment Bond)
  Adalah suatu perjanjian penanggungan yang dikeluarkan oleh pihak penanggung yang bertujuan menjamin Pengguna Jasa bahwa Penyedia Jasa akan menggunakan uang muka yang diterima dari Pengguna Jasa untuk pembiayaan proyek. Jaminan Uang Muka diperoleh dari Bank Pemerintah atau Bank yang ditetapkan Menteri Keuangan, sekurang-kurangnya sama dengan besarnya uang muka, yaitu 30 % dari nilai kontrak bagi Penyedia Jasa golongan ekonomi lemah dan 20 % dari Penyedia Jasa bukan golongan ekonomi lemah .
• Jaminan Pelaksanaan (Performance Bond)
  Adalah suatu perjanjian penanggungan yang dikeluarkan oleh pihak penanggung yang bertujuan melindungi Penguna Jasa agar Penyedia Jasa melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak yang telah disepakati (waktu, biaya dan mutu). Jaminan Pelaksanaan diperoleh dari Bank Pemerintah atau Bank yang ditetapkan Menteri Keuangan, besarnya 5 % dari nilai kontrak. Jaminan ini diwajibkan pada Penyedia Jasa yang memenangkan lelang dan tidak mengundurkan diri. Pada saat Penyedia Jasa menyerahkan jaminan pelaksanaan maka jaminan penawaran dikembalikan kepada yang bersangkutan.
• Jaminan Pembayaran (Payment Bond) Adalah suatu perjanjian penanggungan yang dikeluarkan oleh pihak penanggung yang bertujuan melindungi Penguna Jasa terhadap kerugian yang mungkin timbul akibat kelalaian Penyedia Jasa membayar pada pihak ketiga, misalnya buruh dan material. 
• Jaminan Pemeliharaan (Maintenance Bond)
  Adalah suatu perjanjian penanggungan yang dikeluarkan oleh pihak penanggung yang
  bertujuan menjamin Penguna Jasa bahwa Penyedia Jasa akan melaksanakan
  perbaikan-perbaikan bangunan jika terjadi kerusakan dalam masa pemeliharaan. Nilai jaminan pemeliharaan sebesar 5 % dari nilai kontrak dan jangka waktu masa
  pemeliharaan tergantung dalam kontrak, umumnya berkisar antara 3 s/d 6 bulan
  terhitung sejak penyerahan pekerjaan pertama.
• Retensi (Retention)
  Adalah suatu jaminan yang bertujuan menjamin Penguna Jasa bahwa Penyedia Jasa
  akan melakukan perbaikan jika terjadi kerusakan dalam masa pemeliharaan. Saat
  prestasi mencapai 100 % maka Penyedia Jasa akan menyerahkan hasil kerjanya
  kepada Pengguna Jasa dan akan dibayar sebesar 95 % dari nilai kontrak sedangkan
  sisa 5 % sebagai jaminan perbaikan. Bila Penyedia Jasa tidak memperbaiki, maka
  retensi akan ditahan Pengguna Jasa yang digunakan untuk biaya perbaikan yang rusak, namun bila Penyedia Jasa memperbaikinya, maka retensi tersebut dikembalikan
  kepada Penyedia Jasa.

KONTRAK KONSTRUKSI
• Kontrak kerja konstruksi adalah keseluruhan dokumen yang mengatur hubungan hukum antara pengguna jasa dan penyedia jasa dalam penyelenggaraan pekerjaan konstruksi. (Pasal 1 UU No. 18/1999)
• Tujuan utama dibuatnya kontrak adalah agar kesepakatan yang dibuat ke-2 belah pihak saling mengikat secara hukum (legally biding).
• Konsep yang harus dipegang dalam menjalankan kontrak adalah ke-2 pihak harus mengetahui bahwa hak salah satu pihak merupakan kewajiban bagi pihak lainnya. Konsep ini disebut konsep kewajiban berkontrak (concept of duty) yg terdiri dari :
a. Kewajiban kontraktual
b. Kewajiban sesuai perundang-undangan (statutory)
c. Kewajiban yang berkaitan dengan perbuatan melawan hukum (tort)

Prinsip Berkontrak Yang Benar
• Jelas dan koheren
• Adil dan setara
• Lengkap dan fleksibel

Peranan Kontrak Konstruksi
1. Membuat sebuah hubungan yang berkekuatan hukum (legal relationship)
2. Mendistribusikan risiko
3. Menyatakan semua hak, kewajiban, dan tanggungjawab dari para pihak
4. Menyatakan semua peristiwa : kondisi-kondisi dan prosedur berkontrak.

Jenis Kontrak Konstruksi
• Hal yang menjadi pertimbangan dalam memilih kontrak konstruksi adalah jenis kontrak yg akan diterapkan.
• Yang perlu dipertimbangkan dalam memilih jenis kontrak konstruksi :
a. kompleksitas dan keunikan proyek
b. Kemampuan pemilik proyek untuk mengelola desain dan kontruksi
c. Toleransi pemilik proyek atas risiko
d. Ketersediaan sumberdaya dan supplier
e. Kemampuan pemilik proyek untuk mengendalikan proyek
f. Kemampuan pemeilik proyek untuk menyeleksi kontraktor
g. Kemungkinan terjadinya perubahan dan keterlambatan pekerjaan
h. Durasi total waktu pekerjaan yang dibutuhkan
i. Kondisi keuangan pemilik proyek

Jenis Kontrak yg terlibat dalam industri konstruksi
• Kontrak konstruksi / surat perjanjian pelaksanaan pekerjaan
• Kontrak pengadaan, yaitu kontrak yang hanya membahas aspek pengadaan barang
• Kontrak agensi yaitu kontrak penyediaan jasa (contohnya kontrak antara pemilik proyek dan konsultan).
• Kontrak terkait jaminan dan asuransi (contract of indemnity)

ADMINISTRASI KONTRAK KONSTRUKSI

Kontrak atau Perjanjian adalah suatu perbuatan dengan mana satu orang atau lebih mengikatkan dirinya terhadap satu orang atau lebih. Setelah proses pembentukan kontrak selesai menjadi dokumen kontrak, selanjutnya perlu mengelola eksekusi kontrak secara komersial, teknis dan administratif.

• Administrasi kontrak bertujuan untuk memastikan semua hak dan kewajiban kontraktual masing-masing pihak telah dilaksanakan dengan baik.
• Administrasi kontrak yang baik akan memastikan kepuasan para pihak yang berkontrak dan sekaligus meminimalkan potensi sengketa dalam pelaksanaan proyek konstruksi.
• Berkaitan dengan semua aktivitas mengatur dan mengelola pekerjaan ⇨ supaya sesuai dengan kondisi -kondisi yang telah diatur di dalam kontrak konstruksi.

Mengelola Administrasi Kontrak terdiri dari kegiatan :

1. Mengkaji kelengkapan dokumen yang disyaratkan
2. Prosedur komunikasi, surat-menyurat, dan sistem arsip
3. Pengelolaan pembayaran
4. Change order dan back charge
5. Klaim
6. Pengelolaan keuangan proyek

Kelengkapan Dokumen Kontrak Konstruksi
Diantara dokumen yang penting adalah :

• Surat2 tanda jaminan (bond) lelang, kinerja, peralatan, pembayaran, dan subkontrak
• Sertifikat Asuransi Builder All Risk, Transit dan Comprehensive General Liability 

1. TANDA JAMINAN
Karena pentingnya faktor waktu dan biaya, maka pemilik ingin adanya jaminan yang
melindungi dari akibat2 yang terjadi karena kontraktor tidak melanjutkan pekerjaan/tidak
melaksanakan pembayaran kpd subkontraktor/rekanan

2. SERTIFIKAT ASURANSI

• Dalam penyelenggaraan proyek adanya resiko yg dapat menimbulkan kerusakan, kecelakaan, dan kerugian thd harta benda, keselamatan dll, merupakan sumber kerugian.
• Karenanya baik pemilik maupun kontraktor harus melindungi diri dengan berbagai macam asuransi
• Asuransi tsb terdiri dari asuransi yg melindungi harta benda dan liability proyek atau pemilik serta asuransi yg melindungi kontraktor dari kehilangan, kerusakan dan klaim serta liability selama operasi proyek.

 Prosedur Komuniksi, Surat dan Arsip
Sistem pencatatan dan arsip kontrak yang baik dan lengkap memudahkan pencarian
kembali, sehingga membantu kelancaran operasional pelaksanaan kontrak dalam hal :

• Memantau dan menjaga dipenuhinya pasal-pasal kontrak oleh kedua belah pihak penanda tangan kontrak
• Mengetahui apa yang telah dikerjakan di masa lalu
• Audit pelaksanaan kontrak sewaktu akhir proyek
• Melakukan progress payment, change order, dan back charge
• Melakukan korespondensi

Catatan dan arsip kontrak umumnya dikelompokkan menjadi :

• Masa perencanaan dan pembentukan
• Masa eksekusi kontrak / pelaksanaan
• Korespondensi, otorisasi, dan laporan berkala; mengatur hal mengenai surat menyurat seperti format, alamat, laporan berkala, kemajuan proyek (mingguan, bulanan, dll) dan sistem penyimpanan arsip
• Dokumen keuangan khususnya dana pinjaman seperti prosedur realisasi sampai masalah pembayaran kembali dan laporan penutupan. Biasanya diatur terpisah dari administrasi umum.

Masa Perencanaan dan Pembentukan

• Perencanaan strategi dan jadwal kontrak
• Prakualifikasi peserta lelang
• Kerangka acuan dan garis besar lingkup proyek
• Rancangan kontrak
• RFP atau dokumen lelang
• Dokumen proposal peserta lelang
• Hasil evaluasi proposal
• Catatan-catatan negosiasi dan penentuan pemenang
• Dokumen kontrak asli termasuk adendum bila ada
• Letter of intent

Masa Pelaksanaan

• Dokumen evaluasi status kemajuan pekerjaan
• Invoice atau faktur dan catatan lain untuk pembayaran berkala
• Pembayaran butir-butir reimbursable
• Pengajuan change order
• Dokumen evaluasi dan persetujuan change
• Pembayaran change order
• Dokumen pembayaran back order
• Dokumen pembayaran serta evaluasi klaim
• Pembayaran dan sertifikat asuransi
• Proses dan hasil atau penemuan audit 

Pengelolaan Pembayaran
Perlu memperhatikan keinginan para pihak :

• Kontraktor tidak akan melakukan pre-financing pekerjaan yang telah diserahkan kepadanya sesuai kontrak (tanpa ada pengaturan khusus mengenai masalah tsb seperti bunga dll)
• Pemilik hanya akan membayar pekerjaan yang telah selesai pada waktu ditagih, berarti membayar sesuai kinerja

Ada beberapa cara perhitungan pembayaran

• Biaya yang sesungguhnya telah dikeluarkan
• Kurun waktu tertentu secara periodic
• Kemajuan pekerjaan dan kinerja yang telah dicapai
  a. Metoda milestone adalah pembayaran dikaitkan dengan milestone siklus proyek, sedangkan jumlahnya diperhitungkan dengan kegiatan yang telah dilakukan untuk mencapai yang bersangkutan dinyatakan sebagai persentase dari total kontrak
  b. Metoda milestone dengan persentase penyelesaian; disamping dikaitkan dengan milestone, juga dikaitkan dengan volume pekerjaan
• Pembayaran berdasarkan perkiraan pengeluaran bulan yang akan datang 

BIAYA SESUNGGUHNYA TELAH DIKELUARKAN
Pembayaran kpd kontraktor diperhitungkan berdasarkan jumlah dana yg telah
dikeluarkan sampai pada waktu tertentu (biasanya akhir bulan)

KURUN WAKTU TERTENTU : SECARA PERIODIK
Pembayaran dibagi rata secara periodik (mingguan, bulanan dll)

KEMAJUAN KINERJA PEKERJAAN

• Pada kontrak lump-sum kontraktor menagih pembayaran kpd pemilik secara periodik umumnya bulanan yg didasarkan kpd pekerjaan yg telah terlaksana atau kinerja (performance)
• Untuk proyek E-MK (Engineering Manufacturing Kontruksi) sering digunakan milestone clan milestone plus persentasi penyelesaian 

RETENSI
Prosedur yg umum pada akhir pelaksanaan kontrak lump-sum, dimana pemilik
menahan untuk beberapa waktu sejumlah uang pembayaran kepada kontraktor
berdasarkan kemajuan atau prestasi pekerjaan kontraktor

PEMBAYARAN BERDASARKAN PERKIRAAN PENGELUARAN BULAN YG AKAN DATANG

• Menurut cara ini, kontraktor membuat perkiraan pengeluaran biaya untuk lingkup kerja bulan yang akan datang dan diajukan kepada pemilik
• Bila ternyata terjadi selisih karena pengeluaran ternyata dibawah perkiraan, maka akan diperhitungkan untuk pengajuan bulan berikutnya

Change Order

• Change order adalah perubahan lingkup proyek setelah kontrak ditandatangani.
• Hal ini tidak dapat dihindari, sehingga harus dikelola dengan baik karena penambahan mesti meningkatkan biaya.
• Timbulnya change order bisa jadi dari pemilik, kontraktor atau subkontraktor.

Beberapa penyebab perubahan, antara lain :

• Ada informasi baru tentang spesifikasi atau kriteria desain engineering. Pemilik ingin memasukkan kemajuan teknologi itu
• Diminta oleh calon organisasi operasi pada saat akhir proyek sewaktu prakomisi
• Perubahan karena terungkapnya kondisi yang berbeda dengan hasil pengkajian terdahulu
• Kurang jelasnya pasal-pasal kontrak, sehingga menimbulkan interpretasi yang berlainan antara kontraktor dan pemilik
• Keinginan mempercepat jadwal

Proses Change Order

• Evaluasi mendalam tentang perlunya perubahan lingkup
• Mengkaji dampak yang diakibatkan oleh adanya perubahan lingkup
• Mengajukan persetujuan kepada pimpinan proyek bila perubahannya cukup besar
• Melakukan tindak lanjut berupa pengawasan dan laporan khusus untuk meyakinkan bahwa perubahan lingkup kerja telah dijalankan sebaik-baiknya

Makin jauh kemajuan proyek maka makin besar dampak dari perubahan
lingkup. Terkadang karena kondisi tertentu, kontraktor tidak mengerjakan
sebagian porsi pekerjaan yang telah tercantum dalam kontrak. Maka pemilik
mengerjakan sendiri atau menunjukkan pihak ketiga, sedang biayanya
dibebankan kepada kontraktor, ini disebut sebagai back change.

Klaim
Merupakan permintaan atau tuntutan kompensasi uang atau biaya atau jadwal
diluar kontrak.

Penyebab timbulnya klaim :

• Material atau peralatan yang cacat
• Keadaan lahan diluar perkiraan dan hasil test kurang akurat
• Perubahan peraturan yang tidak diduga
• Pasal-pasal kontrak yang kurang lengkap dan kurang jelas

Proses menangani klaim

• Pencarian fakta yang sesungguh nya telah terjadi
• Pengkajian hubungan klaim dengan kontrak
• Perkiraan biaya kompensasi
• Negosiasi 

Pengelolaan keuangan proyek

A. Proyeksi keperluan dana
Faktor yang perlu diperhatikan :

• Pembayaran material dan peralatan, sesuai dengan ikatan (PO) yang telah ditandatangani
• Pembayaran periodik kepada kontraktor dan konsultan
• Pembayaran langsung untuk tenaga kerja/supervisor proyek
• Kontijensi

B. Meletakkan dasar sistem akuntansi proyek
Faktor yang perlu diperhatikan kebutuhan sepanjang siklus biaya :

• Untuk mengidentifikasi dan membedakan kegiatan satu dengan yang lain dalam proses perencanaan desain engineering, pengadaan dan konstruksi
• Pelaporan dan pengendalian kegiatan kantor pusat dan lapangan, seperti engineering (per disiplin) dan konstruksi (per macam pekerjaan)
• Kegiatan pengadaan sesuai klasifikasi peralatan dan material
• Pengaturan arsip dan korespondensi
• Untuk catatan aset pada akhir proyek

Pengadaan pengkodean harus berorientasi untuk pengendalian. Tapi jangan sampai
mengubah sistem kode biaya yang sudah ada.
Format dan tata letak kode identifikasi yang baik harus dapat memberi informasi
maksimal pada tempat minimal dengan beberapa atribut, seperti :

• Fungsi ⇨ menjelaskan fungsi yang diwakili
• Area ⇨ identifikasi area yang akan dikerjakan
• Disiplin ⇨ menjelaskan macam disiplin pekerjaan
• Dokumen ⇨ nomor dokumen yang berkaitan
• Macam biaya ⇨ menjelaskan macam biaya 

C. Operasi keuangan
Menyangkut beberapa hal seperti administrasi dana pinjaman; mengelola
pembayaran; pengendalian cash flow.
Operasi keuangan terdiri dari:

• Operasi keuangan yang berkaitan dengan penggunaan dana pinjaman dan/atau dari perusahaan induk
• Administrasi keuangan yang berkaitan dengan pembayaran atas pekerjaan yang sedang berjalan
• Pengendalian dana/cash flow, agar jumlah dana yang telah ditentukan tidak dilampaui. Aliran dana dapat diperlakukan sebagai aliran kas atau diperhitungkan nilai tukar

 D. Laporan penutupan keuangan membuat “catatan asset”
Jalan keluar untuk mengatasi kesulitan mencatat asset, antara lain :

• Pengelompokkan biaya pada daftar milik tetap memakai standar perusahaan induk
• Pengelompokkan biaya pada proyek tetap dititikberatkan untuk pengawasan dan pengendalian proyek
• Pada akhir proyek, pengelompokkan biaya pada proyek dijabarkan dalam pengelompokkan daftar milik yang standar

E. Menyiapkan data dan pembukuan milik yang standar




                                            Semoga Bermanfaat, Terima Kasih 

Wassalammualaikum Wr.Wb